Legal Operations: o que é, competências e como atuar na área
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21 de junho de 2022
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Operações Legais, Legal Operations ou Legal Ops. Seja qual for o nome que você escolher, a área é considerada fundamental para a inovação nos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.
A edição de 2021 do Legal Department Operations (LDO) Index
, realizado pela Thomson Reuters desde 2017, mostrou um aumento rápido no número de organizações que contam com uma equipe totalmente dedicada às operações legais.
80% dos departamentos jurídicos que participaram da pesquisa responderam que têm um time de Legal Operations exclusivo. Em 2017, eram 56%.
Os pesquisadores da Thomson Reuters entrevistaram 1.500 representantes de departamentos jurídicos de empresas de pequeno, moderado, médio e grande porte para chegar a essa conclusão. Também incluíram no levantamento uma pesquisa com 100 respondentes conduzida em junho de 2021.
A tendência é que um número cada vez maior de organizações invista na criação de uma área exclusiva de Legal Ops, inclusive no Brasil.
Novas oportunidades devem surgir – e não apenas para advogados e bacharéis em Direito. Por ser multidisciplinar, profissionais de tecnologia, finanças, engenharia e análise de dados podem trabalhar com Legal Operations.
Mas você sabe quais competências precisa desenvolver para atuar na área? É o que você vai ver por aqui.
O que é Legal Operations
Legal Operations é um conjunto de processos, atividades e profissionais que possibilitam aos departamentos jurídicos atenderem seus clientes
de forma mais efetiva, por meio da aplicação de boas práticas de negócios e de tecnologia na entrega de serviços legais.
A área é responsável pelo planejamento estratégico, gestão financeira, gestão de projetos e conhecimento tecnológico, permitindo que os advogados foquem no aconselhamento legal dos clientes. Ela não realiza atividades jurídicas em si.
Essa é a definição do Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), uma comunidade global de experts do meio jurídico.
O professor convidado da Pós PUCPR Digital
e associado do CLOC, Paulo Silva, define Legal Operations como “um modelo de gestão de departamentos jurídicos ou de escritórios”.
Na edição 49 do Direito 4.0 Podcast
, o advogado e controller jurídico explicou que o profissional de Operações Legais deve entender o departamento/escritório de maneira sistêmica.
Ele deve ter como foco:
- Eficiência
- Escalabilidade
- Manutenção
O profissional deve ter claro quais são as operações que fazem parte do dia a dia do departamento antes de selecionar as ferramentas de Legal Operations.
Para Silva, um escritório de médio porte já deve contar com uma estrutura exclusivamente dedicada ao Legal Ops. Ela é fundamental para o desenvolvimento do negócio.
Quem vai trabalhar nesse setor não precisa ter formação jurídica. Nos Estados Unidos, por exemplo, as lideranças em Legal Operations de Big Techs como Amazon e Facebook são engenheiros.
No Brasil, os heads de Legal Ops geralmente são advogados que vêm da Controladoria Jurídica. São profissionais mais ligados à gestão do que à prática.
“Uma equipe de Legal Ops não precisa ser jurídica. Ela pode contar com profissionais com outras skills, como da área de engenharia, de processos, da administração e da contabilidade. São essas skills que trazem ao departamento a ideia de eficiência e de resultados.”
À primeira vista, pode parecer que Legal Operations e Controladoria Jurídica têm a mesma função. Mas as áreas têm responsabilidades bem diferentes.
A Controladoria Jurídica tem a função de monitorar provisões, prazos, rotinas e informações sensíveis sobre o que é demandado contra o cliente. O foco é a gestão interna do negócio.
Os controllers geralmente são advogados, bacharéis e estagiários de Direito.
Já as Legal Operations têm como função a análise sistêmica de todo o fluxo de operações internas para um departamento jurídico ou escritório funcionar, como a gestão de pessoas, tecnologia e análises financeiras. O foco é a eficiência.
A equipe de operadores é multidisciplinar.
As 12 competências do Legal Operations
O CLOC estabeleceu 12 competências que profissionais de Legal Operations devem ter como referência
para garantir que um departamento jurídico ou escritório alcance maturidade na gestão de negócios.
Cada organização deve identificar as competências exigidas para ser sustentável, de acordo com os objetivos, oportunidades e recursos.
O nível de maturidade das Operações Legais é avaliado a partir dos recursos, escopo de trabalho e nível de experiência da equipe.
As 12 competências do Legal Operations são:
- Business Intelligence
- Gestão financeira
- Gestão de firma e fornecedores
- Governança da informação
- Gestão do conhecimento
- Otimização e saúde da organização
- Operações da prática
- Gestão de projetos e programas
- Modelos de entrega de serviços
- Planejamento estratégico
- Tecnologia
- Treinamento e desenvolvimento
1. Business Intelligence
Objetivo:
tomar decisões com base em dados.
Atividades de Legal Operations:
- Definir quais dados serão coletados e monitorados;
- Estabelecer métricas e criar dashboards;
- Criar data lakes e implementar ferramentas de análise avançada;
- Identificar padrões e identificar oportunidades escondidas;
- Otimizar resultados de curto e longo prazo por meio da análise de dados.
2. Gestão financeira
Objetivo:
maximizar recursos e chegar à sustentabilidade financeira do negócio.
Atividades de Legal Operations:
- Desenvolver, gerir e comunicar o orçamento;
- Criar um processo de previsibilidade para o time;
- Identificar novas oportunidades de economia e eficiência;
- Trazer mais previsibilidade e consistência ao orçamento e planejamento financeiro;
- Melhorar a comunicação e o compliance com o departamento financeiro;
- Gerenciar as contas eletrônicas de forma precisa e eficiente.
3. Gestão de firma e fornecedores
Objetivo:
estabelecer um relacionamento com os fornecedores que entregue valor.
Atividades de Legal Operations:
- Criar pedidos de proposta (RFPs) justos, efetivos e que reflitam as necessidades dos negócios;
- Negociar taxas e orçamentos que criem incentivos positivos;
- Melhorar a transparência e a prestação de contas por meio de revisões estruturadas;
- Descobrir novas oportunidades de conexão e alinhamento;
- Evitar conflitos e questões éticas por meio da prospecção de possíveis fornecedores;
- Integrar novos fornecedores e firmas de forma ágil e eficiente.
4. Governança da informação
Objetivo:
estabelecer políticas de informação que estejam alinhadas ao negócio e minimizem riscos.
Atividades de Legal Operations:
- Criar políticas claras e organizadas, em linguagem acessível, para diminuir o risco de vazamento de informações;
- Desenvolver uma estratégia de comunicação, um plano de implementação ou ambos para garantir que todos os colaboradores estejam cientes dos procedimentos e políticas;
- Gerenciar e monitorar o acesso a toda informação sensível, confidencial e restrita;
- Criar uma política de informação atualizada que abranja documentos impressos e digitais, armazenados em servidores locais ou na nuvem;
- Garantir a segurança de registros corporativos e da informação;
- Trabalhar lado a lado com os departamentos de TI, financeiro, segurança da informação e demais áreas para operacionalizar as políticas.
5. Gestão do conhecimento
Objetivo:
criar uma cultura de compartilhamento, ajuda mútua e documentação dos processos em toda a organização.
Atividades de Legal Operations:
- Facilitar a criação de hubs acessíveis de conhecimento em toda a organização;
- Garantir respostas consistentes a tópicos e questões;
- Criar uma intranet que facilidade o compartilhamento e a busca de boas práticas;
- Encorajar os membros da equipe a documentarem e compartilharem seu trabalho em formatos e templates padrão;
- Prevenir a perda de conhecimento decorrente de desligamentos e mudanças de cargos.
6. Otimização e saúde da organização
Objetivo:
criar uma cultura organizacional que motive as equipes, além de estimular o autodesenvolvimento.
Atividades de Legal Operations:
- Trazer uma forte visão sistêmica para a equipe e para o planejamento de RH;
- Criar um processo de contratação que seja objetivo e justo, que resulte em uma equipe diversa e efetiva;
- Encoraje os melhores colaboradores por meio de promoções e oportunidades especiais;
- Apoie iniciativas de saúde mental e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional para garantir o bem-estar da sua equipe;
- Crie um pipeline para talentos por meio de mentorias, programas de trainee, estágios e planos de sucessão.
7. Operações de prática
Objetivo:
permitir que o time legal foque nas operações de prática.
Atividades de Legal Operations:
- Reduzir custos ao possibilitar que os times legais foquem em atividades de maior valor;
- Entender os desafios e necessidades atuais para identificar oportunidades de mitigação de ineficiências;
- Chegar a resultados de maior qualidade por meio da especialização;
- Dar mais agilidade e eficiência às atividades jurídicas em geral.
8. Gestão de projetos e programas
Objetivo:
lançar e apoiar programas e iniciativas especiais.
Atividades de Legal Operations:
- Monte uma equipe multidisciplinar para os programas, que conte com outros profissionais além de advogados;
- Planeje esforços de mudança de gestão que façam bom uso dos recursos e dos colaboradores;
- Engajar e se comunicar com os stakeholders;
- Executar as iniciativas corporativas sem comprometer a qualidade ou o volume das atividades em andamento.
9. Modelos de entrega de serviços
Objetivo:
criar um ecossistema de fornecedores que possibilite entregas mais eficientes e a menores custos.
Atividades de Legal Operations:
- Analisar os tipos de atividade e processos para identificar oportunidades;
- Definir e estruturar o relacionamento com fornecedores de serviços de gestão;
- Desmembrar projetos maiores em distintos, mas conectados, elementos;
- Extrair o melhor da expertise dos times internos e dos fornecedores de serviços legais;
- Diminuir a confiança em fornecedores de alto custo ou não alinhados com os objetivos do negócio;
- Inovar com uma tecnologia que conecte diferentes fornecedores de serviços.
10. Planejamento estratégico
Objetivo:
definir metas estratégicas e prioridades que estejam alinhadas aos objetivos de negócio.
Atividades de Legal Operations:
- Conectar ações de curto e médio prazo a prioridades de longo prazo que estejam alinhados com os negócios;
- Ajudar as equipes a terem uma visão mais ampla do negócio por meio de um framework compartilhado;
- Alinhar as metas com as prioridades corporativas;
- Garantir o alinhamento com as necessidades dos stakeholders;
- Incorporar a equipe e os valores da organização aos objetivos e execução.
11. Tecnologia
Objetivo:
inovar, automatizar e solucionar problemas com tecnologia.
Atividades de Legal Operations:
- Criar e implementar um roteiro de implementação de tecnologias de longo prazo;
- Incorporar ferramentas de contas eletrônicas, gestão de contatos, assinatura digital e gestão de processos;
- Automatizar processos manuais repetitivos;
- Determinar quais processos serão automatizados e com quais ferramentas;
- Avaliar novos fornecedores e soluções;
- Conhecer tecnologias emergentes e incorporá-las ao plano estratégico de longo prazo;
- Estruturar uma parceria efetiva com a equipe de TI.
12. Treinamento e desenvolvimento
Objetivo:
oferecer treinamento e capacitação para a equipe.
Atividades de Legal Operations:
- Criar e implementar novas experiências de contratação;
- Promover a cultura da organização já nos treinamentos em andamento;
- Acompanhar e apoiar as demandas de formação continuada dos times;
- Implementar programas de certificação que ajudem a equipe a se desenvolver profissionalmente;
- Desenvolver habilidades e conhecimento em treinamentos de alto valor.
O que faz o Chief Legal Operations Officer (CLOO)
Todo setor de uma empresa tem uma liderança – e com as Operações Legais não seria diferente.
O líder da área é o Chief Legal Operations Officer (CLOO), responsável por implementar e acompanhar o desenvolvimento das 12 competências listadas pelo CLOC.
O profissional que ocupa o cargo de CLOO deve ter uma visão multidisciplinar
para lidar com orçamentos, dados, tecnologia, comunicação e recursos humanos.
Podemos dizer que o CLOO garante que os advogados tenham que se preocupar apenas com a prática jurídica.
Como trabalhar com Legal Operations
O Legal Operations é recente no Brasil, mas já é possível encontrar vagas exclusivas para essa área.
Uma ressalva que o professor convidado da Pós PUCPR Digital
Paulo Silva fez no Direito 4.0 Podcast é a falta de disciplinas de gestão na graduação em Direito.
Por isso, quem tem formação na área e deseja trabalhar com Operações Legis deve investir em uma especialização.
Conclusão
Com a leitura deste artigo, você conheceu uma área do Direito repleta de oportunidades para profissionais das mais diferentes formações.
O Legal Operations promete dar mais eficiência, agilidade e escalabilidade aos processos de um departamento jurídico ou escritório de advocacia.
Para alcançar esse objetivo, quem trabalha com Operações Legais deve seguir as 12 competências do CLOC. Elas reúnem uma série de boas práticas para o sucesso de um negócio.
Também é preciso investir em conhecimento para se destacar na área e, um dia, alcançar o cargo de Chief Legal Operations Officer (CLOO) e liderar o seu próprio time.
Quer se aprofundar em Legal Operations? Confira uma seleção de livros e manuais sobre o assunto:
- ALBINI, Samantha; CORRÊA, Fernanda Marcondes. Manual da Gestão para Advogados - Volume I . Curitiba: Juruá Editora, 2018, 240 p.
- ALBINI, Samantha; BATISTA, Alessandra. Manual da Gestão para Advogados - Volume II . Curitiba: Juruá Editora, 2019, 202 p.
- CLOC. What is Legal Operations? 2020. Disponível em: https://cloc.org/what-is-legal-ops/.
- DIREITO 4.0 PODCAST 49: o que é Legal Operations? Entrevistado: Paulo Silva. Entrevistador: Gustavo Miranda. [S. I.]: Floox, 26 nov. 2020. Podcast. Disponível em: https://youtu.be/aMnu1W8_9c4.
- GARTNER. Hype Cycle for Legal and Compliance Technologies , 2021. 19 jul. 2021. Disponível em: https://www.gartner.com/en/documents/4003713.
- THOMSON REUTERS INSTITUTE. Legal Department Operations (LDO) Index 2021 (Sixth Edition): The risk of being left behind. Disponível em https://legal.thomsonreuters.com/en/insights/reports/legal-department-operations-index-sixth-edition-2021/.
Por Redação
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