Como a gestão de tempo e produtividade beneficiam as organizações

Gestão de tempo e produtividade são dois assuntos muito associados ao ambiente de trabalho. É comum que a relação entre esses dois fatores seja vista como essencial para um bom resultado.

Alcançar um equilíbrio ideal entre a gestão do tempo e a produtividade oferece diversos benefícios não somente para os colaboradores, mas também para a empresa, e neste artigo, você vai entender os motivos.

A relação entre gestão de tempo e produtividade

A gestão de tempo e a produtividade são dois atributos distintos, mas que têm uma relação muito próxima. 

Isso porque quando uma pessoa gerencia bem o tempo que tem, consegue visualizar o que precisa ser feito de maneira mais clara, além de definir prazos e metas para a realização dessas tarefas.

Assim, é capaz de diminuir a procrastinação e ser mais produtiva. Quando não existe um bom gerenciamento de tempo, no entanto, a entrega perde a qualidade.

Além disso, a desorganização sobre a priorização de cada tarefa e a total falta de planejamento podem deixar o profissional sobrecarregado — que, como consequência, tem o seu desempenho prejudicado. 

5 estratégias de gestão de tempo que aumentam a produtividade, segundo a neurociência

Para aumentar e estimular a produtividade, é importante saber gerenciar bem o tempo. Nesse caso, contar com estratégias torna essa tarefa muito mais simples. A seguir, você confere algumas sugestões de acordo com a neurociência.

1. Faça um bom planejamento

Ter um planejamento estratégico é o primeiro — e principal — passo para que uma gestão seja bem feita. Somente por meio dele é possível ter uma visão panorâmica do negócio e traçar a definição de estratégias, metas e ações a serem implementadas.

Quando você consegue dividir esse planejamento em partes menores, fica muito mais simples direcionar os esforços de uma maneira mais eficaz. Além disso, também é possível desenvolver cronogramas mais precisos e que sigam uma lógica que faça sentido para o dia a dia.

2. Defina metas

Outro ponto importante para conseguir aumentar a produtividade de acordo com a neurociência é definir metas. As metas SMART são uma boa maneira de fazer isso, já que com elas é possível pensar em objetivos que sejam:

1. eSpecíficos;
2. Mensuráveis;
3. Alcançáveis;
4. Relevantes;
5. Temporais.

A definição desses tipos de metas é importante para a gestão do tempo porque são elas que tornam os objetivos mais palpáveis.

Sem contar que ajudam a compreender melhor o que precisa ser feito. Outro ponto importante é que elas também garantem que você utilize seu tempo para desenvolver as atividades que realmente importam para chegar aonde deseja.

3. Priorize tarefas

Uma parte importante sobre a gestão de tempo eficaz é entender que não é sempre que você vai encontrar tempo para fazer tudo o que é necessário. Nesses casos, então, será preciso aprender a priorizar.

Tenha em mente que as tarefas importantes são aquelas que contribuem para os objetivos de longo prazo mais significantemente. Já as tarefas urgentes são as que têm consequências imediatas se não forem realizadas ou mesmo um prazo mais apertado.

O ideal é avaliar as suas atividades com base nesses dois critérios para entender o que trará um menor impacto negativo caso atrase.

4. Utilize a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é uma das mais utilizadas na gestão do tempo.

Ela envolve dividir o tempo de trabalho em períodos de foco — geralmente 25 minutos — seguidos por breves intervalos de descanso de, no máximo, 5 minutos. A cada hora completada, o momento de descanso se torna um pouco maior.

Esses curtos intervalos permitem que quem utiliza essa técnica possa relaxar, se movimentar e recarregar as energias. Assim, é possível retomar o trabalho com mais concentração.

5. Evite as multitarefas



Várias pessoas acreditam que realizar diversas tarefas ao mesmo tempo aumenta a eficiência. Na realidade, o efeito é o oposto.

No livro “Quality Software Management”, o cientista e psicólogo Gerald Weinberg apresenta uma pesquisa que aponta que fazer duas atividades simultaneamente reduz cerca de 20% do desempenho que é aplicado nessas tarefas.

Dividir a atenção entre várias tarefas geralmente tem consequências como retrabalho, erros e uma sensação de sobrecarga mental. Por esse motivo, a neurociência indica realizar uma coisa de cada vez com dedicação e qualidade.

Como medir a produtividade dos colaboradores

A produtividade dos colaboradores é essencial para qualquer empresa, já que por meio dela é possível ter sucesso e um crescimento exponencial. Medir se o time está sendo produtivo ajuda a perceber se existem pontos a melhorar. A seguir, listamos algumas maneiras de como fazer isso.

1. Conheça bem a equipe

O primeiro passo para saber se os colaboradores são produtivos é conhecer bem quem faz parte dessa equipe. 

Isso inclui identificar quais são as habilidades, competências e virtudes de cada uma das pessoas do grupo. Dessa maneira, você consegue medir, entender e aumentar a produtividade de maneira adequada.

O ambiente da empresa precisa ser aberto à comunicação, já que essa é a melhor forma de conhecer os colaboradores.

Eles precisam de um ambiente propício para conversas francas que mostrem quais são as expectativas em relação a cada um. Lembre-se de que uma equipe só é produtiva se sabe bem quais são as suas tarefas e como elas precisam ser feitas.

2. Faça relatórios

Depois de conhecer bem os profissionais e avaliar o desempenho de cada um de acordo com os critérios que mais façam sentido à realidade da empresa, é interessante criar relatórios de performance individuais.

A partir deles é possível verificar se alguém ficou abaixo da média esperada e, depois disso, investigar quais podem ser os motivos para isso. Caso aconteça, também é importante pensar que alguns fatores podem comprometer o desempenho dos colaboradores, como clima organizacional problemático, ambiente de trabalho prejudicial ou equipamentos ruins.

É necessário avaliar qualquer detalhe da estrutura que precisa ser melhorado e entender o que influencia o comportamento de cada um dentro da equipe.

Viu só como a gestão de tempo e produtividade beneficiam as organizações?

Elas são habilidades essenciais para que os colaboradores possam alcançar melhores resultados no trabalho, então são assuntos que precisam estar sempre em pauta para que a sua empresa tenha cada vez mais sucesso.

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