Faça a gestão de entregas com a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)

Foi dada a largada para mais um projeto na empresa! Mas... Por onde começar?

Um bom ponto de partida é a Estrutura Analítica de Projetos (EAP), um diagrama recomendado pelo Project Management Institute (PMI) para evitar alterações frequentes no escopo.

Veja como montar uma EAP a seguir:

Também chamada de Método Cascata, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é um processo de divisão das tarefas que devem ser executadas para alcançar os objetivos de um projeto, de forma hierárquica e orientada às entregas. Geralmente, é representada por um diagrama.

As tarefas são divididas em níveis, que devem trazer um resumo das atividades que devem ser feitas por cada um dos departamentos da empresa. Esses conjuntos de tarefas são chamados de pacotes de trabalho.

Cada pacote de trabalho é independente em relação os outros, além de ser único. Um projeto conta com pacotes que não se repetem em nível algum da EAP, que acaba por organizar e definir o todo o escopo do projeto.

Essa é a definição do PMBOK, guia internacional de boas práticas de gestão de projetos do PMI. O manual chama a EAP de Work Breakdown Structure (WBS).

O PMBOK indica o uso da EAP por ser uma ferramenta que dá visibilidade às principais entregas do projeto, o que facilita o controle do tempo e do custo.

O PMBOK reconhece dois tipos de EAP , o funcional e o entregável:

A imagem abaixo é um exemplo de EAP entregável para a construção de uma bicicleta. Repare em como os níveis e os pacotes de trabalho são organizados.

A EAP é o primeiro passo para montar o cronograma de um projeto.

O cronograma reúne as atividades, recursos e prazo de um projeto. Ele deve ser executável e de fácil compreensão, indicando o que deve ser feito.

Já a EAP é um documento mais geral, que não lista todas as atividades. Estas são resumidas nos pacotes de trabalho, que indicam como as tarefas devem ser executadas.

Uma dica para identificar a diferença entre a EAP e o cronograma é prestar atenção na categoria das palavras utilizadas:

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Não existe um número definitivo de níveis para a EAP , pois ela varia de acordo com a complexidade do projeto.

A divisão mais comum contém 3 níveis, cada um deles com um número exclusivo que os identifica. Eles são denominados da seguinte forma:

Quem ainda está aprendendo a usar a ferramenta pode se basear na orientação do PMBOK, que estabelece um modelo de EAP de até 6 níveis:

O mais importante é definir uma quantidade de níveis que ajude a definir o orçamento e o cronograma do projeto.

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Uma das características da EAP é ser um resumo de todas as atividades que devem ser executadas, para que o diagrama seja o mais conciso possível.

O detalhamento das tarefas deve ser feito no dicionário da EAP, essencial para a elaboração do cronograma. O dicionário deve reunir:

O dicionário da EAP deve ser disponibilizado para todos os envolvidos no projeto.

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Entendida a parte conceitual, chegou o momento de praticar!

Toda EAP deve ser elaborada pelo gerente de projetos, que vai definir como a divisão das tarefas será feita:

Como já conversamos, o número de níveis depende da complexidade do projeto. Mas, de maneira geral, a construção da EAP acontece em 4 passos.

O gerente deve mapear tudo o que é necessário para a execução do projeto. Assim é possível identificar entregas, tarefas e custos.

O ideal é realizar entrevistas, grupos de discussão e questionários com membros dos departamentos envolvidos para levantar quais requisitos devem ser previstos.

O termo de abertura do projeto deve ser feito e aprovado antes de montar a EAP. Esse documento deve conter:

Já o escopo deve estabelecer os limites de um projeto, como metas, prazos e entregáveis.

Definidos o termo de abertura e o escopo, hora de montar a Estrutura Analítica do Projeto.

Você pode decompor o projeto a partir de duas regras para chegar aos pacotes de trabalho, a dos 100% e a 8-80:

Finalizada a EAP, o gerente do projeto deve compartilhar o diagrama com todos os envolvidos.

O ideal é agendar uma reunião com os stakeholders para apresentar a EAP, revisar os pacotes de trabalho e elaborar uma versão final.

O PMI reuniu em artigos algumas boas práticas que vão te ajudar a montar sua EAP. Tenha todas em mente quando seguir os 4 passos listados acima:

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