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Negócios e Gestão

Faça a gestão de entregas com a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)

Por Olívia Baldissera   | 

Foi dada a largada para mais um projeto na empresa! Mas... Por onde começar?

Um bom ponto de partida é a Estrutura Analítica de Projetos (EAP), um diagrama recomendado pelo Project Management Institute (PMI) para evitar alterações frequentes no escopo.

Veja como montar uma EAP a seguir:

O que é a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)
Os níveis da EAP
O dicionário da EAP
Como montar a EAP do seu projeto
Boas práticas do PMBOK para montar a sua EAP
Aprenda a fazer gestão de projetos com quem é referência

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O que é a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)

Também chamada de Método Cascata, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é um processo de divisão das tarefas que devem ser executadas para alcançar os objetivos de um projeto, de forma hierárquica e orientada às entregas. Geralmente, é representada por um diagrama.

As tarefas são divididas em níveis, que devem trazer um resumo das atividades que devem ser feitas por cada um dos departamentos da empresa. Esses conjuntos de tarefas são chamados de pacotes de trabalho.

Cada pacote de trabalho é independente em relação os outros, além de ser único. Um projeto conta com pacotes que não se repetem em nível algum da EAP, que acaba por organizar e definir o todo o escopo do projeto.

Essa é a definição do PMBOK, guia internacional de boas práticas de gestão de projetos do PMI. O manual chama a EAP de Work Breakdown Structure (WBS).

O PMBOK indica o uso da EAP por ser uma ferramenta que dá visibilidade às principais entregas do projeto, o que facilita o controle do tempo e do custo.

Tipos de EAP

O PMBOK reconhece dois tipos de EAP, o funcional e o entregável:

  1. EAP funcional: indicada para organizações que estão envolvidas no aspecto funcional de um negócio. Geralmente, a equipe não tem uma entrega que possa ser criada sem a interface com outro time. Bastante utilizada em projetos de engenharia de sistemas, softwares e hardwares.
  2. EAP entregável: dá mais controle ao projeto e facilita o trabalho em equipe, dedicada à entrega de um único produto. O modelo dá rastreabilidade a todas as etapas do projeto.

A imagem abaixo é um exemplo de EAP entregável para a construção de uma bicicleta. Repare em como os níveis e os pacotes de trabalho são organizados.

Exemplo de Estrutura Analítica de Projetos (EAP). Créditos: Domínio Público.

A diferença entre a EAP e o cronograma do projeto

A EAP é o primeiro passo para montar o cronograma de um projeto.

O cronograma reúne as atividades, recursos e prazo de um projeto. Ele deve ser executável e de fácil compreensão, indicando o que deve ser feito.

Já a EAP é um documento mais geral, que não lista todas as atividades. Estas são resumidas nos pacotes de trabalho, que indicam como as tarefas devem ser executadas.

Uma dica para identificar a diferença entre a EAP e o cronograma é prestar atenção na categoria das palavras utilizadas:

  • EAP: uso de substantivos para descrever os pacotes de trabalho;
  • Cronograma: uso de verbos para descrever as atividades.

>>> Leia também: Por que um curso de gestão de projetos tornará você um profissional disputado no mercado

Os níveis da EAP

Não existe um número definitivo de níveis para a EAP, pois ela varia de acordo com a complexidade do projeto.

A divisão mais comum contém 3 níveis, cada um deles com um número exclusivo que os identifica. Eles são denominados da seguinte forma:

  • Nível 1: dá nome ao projeto, por abranger todos os níveis subsequentes. É designado com o número 1.0;
  • Nível 2: contém o resumo do projeto. Inicia-se com a numeração 1.1;
  • Nível 3: reúne os subcomponentes do projeto. Inicia-se com a numeração 1.1.1.

Quem ainda está aprendendo a usar a ferramenta pode se basear na orientação do PMBOK, que estabelece um modelo de EAP de até 6 níveis:

  1. Programa;
  2. Projeto;
  3. Tarefa;
  4. Subtarefa;
  5. Produto de trabalho;
  6. Nível de esforço.

O mais importante é definir uma quantidade de níveis que ajude a definir o orçamento e o cronograma do projeto.

>>> Leia também: Para que serve a Matriz RACI na gestão de projetos

O dicionário da EAP

Uma das características da EAP é ser um resumo de todas as atividades que devem ser executadas, para que o diagrama seja o mais conciso possível.

O detalhamento das tarefas deve ser feito no dicionário da EAP, essencial para a elaboração do cronograma. O dicionário deve reunir:

  • Nome das atividades;
  • Descrição do pacote de trabalho;
  • Responsável pelo pacote de trabalho;
  • Participantes do pacote de trabalho;
  • Critérios de aceitação das entregas.

O dicionário da EAP deve ser disponibilizado para todos os envolvidos no projeto.

>>> Leia também: Os 5 principais métodos ágeis que você deve usar em projetos

Como montar a EAP do seu projeto

Entendida a parte conceitual, chegou o momento de praticar!

Toda EAP deve ser elaborada pelo gerente de projetos, que vai definir como a divisão das tarefas será feita:

  • Por fases de ciclo de vida;
  • Por entregas;
  • Por subprojetos;
  • Pela combinação de fases, entregas e subprojetos. Ou seja, uma EAP híbrida.

Como já conversamos, o número de níveis depende da complexidade do projeto. Mas, de maneira geral, a construção da EAP acontece em 4 passos.

1. Mapeamento dos requisitos

O gerente deve mapear tudo o que é necessário para a execução do projeto. Assim é possível identificar entregas, tarefas e custos.

O ideal é realizar entrevistas, grupos de discussão e questionários com membros dos departamentos envolvidos para levantar quais requisitos devem ser previstos.

2. Elaboração do termo de abertura e do escopo

O termo de abertura do projeto deve ser feito e aprovado antes de montar a EAP. Esse documento deve conter:

  • Nome do projeto;
  • Responsável pela gestão do projeto;
  • Justificativa;
  • Resumo do escopo;
  • Objetivos do projeto;
  • Stakeholders;
  • Orçamento;
  • Critérios de aceitação;
  • Restrições e riscos.

Já o escopo deve estabelecer os limites de um projeto, como metas, prazos e entregáveis.

3. Criação da EAP

Definidos o termo de abertura e o escopo, hora de montar a Estrutura Analítica do Projeto.

Você pode decompor o projeto a partir de duas regras para chegar aos pacotes de trabalho, a dos 100% e a 8-80:

  • Regra dos 100%: a soma de todos os subníveis deve ser igual a 100% do nível acima. A EAP não deve prever atividades que saiam do escopo do projeto;
  • Regra 8-80: um pacote de trabalho deve ter 8 horas de duração, no mínimo, e 80 horas, no máximo.

4. Validação da EAP com os stakeholders

Finalizada a EAP, o gerente do projeto deve compartilhar o diagrama com todos os envolvidos.

O ideal é agendar uma reunião com os stakeholders para apresentar a EAP, revisar os pacotes de trabalho e elaborar uma versão final.

Boas práticas do PMBOK para montar a sua EAP

pmbok

O PMI reuniu em artigos algumas boas práticas que vão te ajudar a montar sua EAP. Tenha todas em mente quando seguir os 4 passos listados acima:

  • Use a estrutura hierárquica do diagrama para ilustrar a relação das entregas previstas no escopo do projeto;
  • Todo pacote de trabalho deve ser associado a um único elemento de um nível superior. A ideia é evitar a duplicação de uma atividade;
  • A descrição do trabalho de um elemento deve resumir todos os subelementos imediatamente subordinados a ele;
  • Use substantivos para descrever as entregas;
  • Use verbos para descrever as atividades que vão resultar nas entregas;
  • Todo elemento deve ter um único profissional responsável por sua execução. É preciso usar nomes e cargos específicos;
  • Todo o andamento do projeto deve ser documentado, inclusive alterações na EAP;
  • As definições do dicionário da EAP devem ser consistentes e objetivas, sem deixar margem para ambiguidades;
  • Evite o gold plating. O termo se refere a adicionar entregas à EAP que não foram solicitadas pelos stakeholders, mesmo que elas melhorem o projeto;
  • Nunca assuma que os stakeholder vão entender naturalmente que uma entrega que não está prevista na EAP faz parte do projeto.

>>> Leia também: O que é Project Management Office (PMO), profissão em alta no mercado de trabalho

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💡Quer aprender ainda mais sobre a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)? Confira as fontes consultadas para este artigo do Blog da Pós PUCPR Digital:

Sobre o autor

Olívia Baldissera

Olívia Baldissera

Jornalista e historiadora. É analista de conteúdo da Pós PUCPR Digital.

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