Para que serve a Matriz RACI na gestão de projetos

Quem gerencia projetos conta com um arsenal de ferramentas para garantir bons resultados.

Uma delas é a Matriz RACI, recomendada pelo Project Management Institute (PMI) e presente no Guia PMBOK. Ela é indicada pelo PMI por aliar simplicidade à eficiência e versatilidade.

Aqui você vai aprender a lógica da Matriz RACI e como montar a sua. Confira:

O que é a Matriz RACI
Adaptação da Matriz RACI para projetos mais complexos
As vantagens da Matriz RACI na gestão de projetos
Exemplo de Matriz RACI
Como montar a Matriz RACI do seu projeto
Seja referência em gestão de projetos!

O que é a Matriz RACI

A Matriz RACI é um modelo visual usado na gestão de projetos e de pessoas para delimitar e formalizar as funções de cada profissional envolvido no processo. O objetivo é reunir em um só lugar as informações mais importantes para a execução das tarefas, de forma concisa e didática, e assim facilitar a comunicação.

A ferramenta prevê 4 atribuições diferentes, geralmente organizadas em formato de tabela. Cada uma delas corresponde à seguinte letra do acrônimo RACI:

R – Responsible (responsável);
A – Accountable (autoridade);
C – Consulted (consultado);
I – Informed (informado).

As letras correspondem aos papéis desempenhados por cada uma das partes. Todo projeto tem um profissional responsável pelas entregas (R), que deve receber o suporte necessário de um especialista (C). Toda entrega deve passar pela aprovação (A) antes de todos os envolvidos serem informados sobre sua conclusão (I).

R – Responsible

Profissional responsável por realizar a tarefa, pois domina as técnicas e procedimentos necessários para a sua execução. Ele pode contar com a ajuda de assistentes, mas executa a maior parte das atividades.

Após atender a demanda, ele deve encaminhar os resultados para aprovação da autoridade (A).

A – Accountable

Quem cumpre esse papel geralmente é um project owner (PO), coordenador, gerente ou diretor. Essa pessoa avalia se a entrega é satisfatória. Se for, a equipe segue para a próxima etapa. Caso seja necessário realizar ajustes, o responsável retoma a atividade antes de prosseguir com o projeto.

O ideal é que cada tarefa tenha somente uma pessoa que responda pela aprovação, para dar mais agilidade ao processo.

C – Consulted

É um especialista na área da tarefa realizada pelo responsável. Deve fornecer o suporte e informações necessários para a execução da atividade.

Pode ser um colaborador da organização ou um consultor externo.

I – Informed

São todas as pessoas que devem ser avisadas sobre o andamento do projeto, mesmo que não se envolvam diretamente com ele.

Podem ser os diretores da empresa, colegas de outros departamentos e até clientes, que precisam das informações para tomar decisões. Geralmente, quem informa sobre as entregas e resultados é o gerente do projeto.

Esses 4 papéis facilitam o planejamento, execução e acompanhamento de projetos de forma ágil, além de garantir o respeito aos prazos estabelecidos.

A Matriz RACI deve ser disponibilizada para a equipe, lideranças e outros departamentos da organização. Assim todos ficam a par sobre o que deve ser feito e quem é o responsável por cada atividade.

Além de RACI, outros nomes são usados para se referir ao modelo no meio organizacional:

Matriz de Responsabilidades;
Tabela RACI;
Responsibility Assignment Matrix (RAM);
Linear Responsibility Chart (LRC).

Não é possível dizer com precisão quem criou a Matriz RACI. Acredita-se que o modelo tenha sido desenvolvido no contexto do Toyotismo e da difusão do Lean Thinking nas empresas ao longo das décadas de 1970 e 1980.

Adaptação da Matriz RACI para projetos mais complexos

A Matriz RACI pode e deve ser adaptada de acordo com a complexidade do projeto. A mudança mais comum é a inclusão de novos papéis para dar mais fluidez e agilidade ao processo.

As funções mais comuns nesses casos são:

O – Originator

É a pessoa que vai criar as atividades que serão inseridas na Matriz RACI e repassar o briefing para todos os envolvidos.

Também acompanha o trabalho dos responsáveis (R) para tirar dúvidas. Em português, esse papel costuma ser chamado de “criador”.

B – Backup

É o suplente do responsável (R). Caso este tenha que se ausentar em algum momento, o backup pode seguir com a execução da atividade, pois tem total conhecimento sobre o projeto.

Para isso, ele precisa ter acesso à Matriz RACI desde o início do projeto.

N – Notify

“Notificado” em português. É o profissional que está envolvido diretamente no projeto que deve ser informado sobre o progresso das atividades.

M – Manager

Profissional que gerencia as entregas, mas não as executa nem as aprova. É quem faz o meio de campo entre todas as pessoas envolvidas, incluindo os consultores (C) e as autoridades (A).

As vantagens da Matriz RACI na gestão de projetos

O uso da Matriz RACI é vantajoso para analistas, gestores e organizações como um todo devido a:

Melhora na comunicação, ao explicitar quem está envolvido em um projeto e qual o papel que deve desempenhar;
Alinhamento expectativas, pois as pessoas envolvidas diretamente e indiretamente sabem quem responde por qual etapa do processo;
Redução do risco de retrabalho, pois todos sabem quem responde por qual atividade;
Redução da sobrecarga de trabalho, pois estimula a distribuição de tarefas e, assim, evita que apenas um profissional assuma toda a execução de um projeto;
Maior autonomia dos colaboradores, que tem à mão um documento com as informações necessárias para realizarem suas atividades.

Exemplo de Matriz RACI

A Matriz RACI deve ser montada no formato de uma tabela, seguindo essa lógica:

Linhas: nomear com as atividades que devem ser realizadas para a conclusão do projeto;
Colunas: identificar com os nomes de todos os profissionais envolvidos.

Veja abaixo um exemplo, cuja estrutura pode ser usada para as mais diversas finalidades.

Objetivo: Realizar lives no canal oficial do YouTube da empresa

O modelo da Matriz RACI é tão simples que você pode montá-lo em um documento de Word ou em uma planilha de Excel.

As principais ferramentas de gestão de tarefas, como Notion, Monday e Runrun.it, também permitem a criação desse tipo de tabela.

Como montar a Matriz RACI do seu projeto

A Matriz RACI pode ser usada nos mais diferentes projetos e setores de uma empresa. Sua elaboração envolve 5 passos básicos, que devem ser adaptados de acordo com a realidade do seu trabalho.

Conheça cada um deles:

1. Estabeleça o objetivo

Qual o propósito maior e final do projeto? É o lançamento de um novo produto? Uma melhoria de processo? O desenvolvimento de uma nova estratégia de comunicação?

O objetivo deve ser claro e conciso. Geralmente, é usado um verbo para indicar a ação que será realizada.

Não confunda o objetivo com as metas. Elas descrevem as etapas necessárias para o projeto ser concluído com êxito, como testes e contratação de fornecedores.

2. Liste as tarefas que precisam ser executadas

Faça uma lista de todas as tarefas necessárias para a conclusão do projeto.

O ideal é descrever as tarefas com verbos no infinitivo, para simplificar a interpretação do que deve ser feito pelo time.

3. Escolha o time responsável

Defina quais profissionais devem ser envolvidos no projeto, entre assistentes, analistas, coordenadores, gerentes e diretores. Veja também qual papel será atribuído para cada um deles.

4. Organize a tabela da Matriz RACI

Chegou o momento de desenhar a matriz. Siga o que foi explicado antes: distribua as tarefas nas linhas da tabela e deixe as colunas para os profissionais envolvidos no projeto.

Você pode usar os nomes dos integrantes ou o cargo que ocupam na equipe. Opte pelo que ficar mais claro para todos – a ideia é que, só de olhar para a Matriz RACI, seja possível identificar quem responde por qual função.

Em seguida, marque as funções de cada um dos profissionais, usando as letras do acrônimo:

R – Responsável pela execução da tarefa;
A – Profissional que fará a aprovação da entrega;
C – Especialista que será consultado em caso de dúvidas;
I – Stakeholders que devem ser informados após a aprovação de cada entrega.

5. Siga as 4 regras da Matriz RACI

Todos os envolvidos devem ter em mente 4 princípios durante a elaboração e uso da Matriz RACI:

Cada atividade deve ter, no mínimo, um profissional responsável (R);
Apenas uma pessoa deve responder pela aprovação (A) de cada entrega do projeto;
O responsável (R) também pode assumir o papel de autoridade (A) da entrega, dependendo do tamanho do projeto;
Mais de um consultado (C) e informado (I) podem ser envolvidos no projeto.

O coach argentino Christian Longarini também compartilhou algumas dicas de como preencher e ler a Matriz RACI, em um trabalho de 2011, olha só:

A letra R deve ser incluída em tarefas concretas e específicas, evitando ambiguidades;
Não relacione automaticamente processos com departamentos. Tenha em mente que as tarefas provavelmente envolverão profissionais de mais de um setor da empresa;
Oriente os responsáveis (R) a não tomarem uma decisão antes de consultar os especialistas (C);
Não é obrigatório preencher todas as células da tabela. Não há problema algum que algumas fiquem vazias;
Se em uma linha da tabela não houver nem um R ou A, é o caso de repensar a necessidade da tarefa no processo;
Se houver mais de um R em uma mesma tarefa, pode ser o caso de dividi-la em subtarefas mais específicas;
Se houver muitos papéis C e I no projeto, é provável que o processo se torne burocrático e lento. Nessa situação, pode ser o caso de contactá-los em momentos de exceção;
Ficar atento à inexistência dos papéis C, A e I em algumas tarefas. Isso pode aumentar o risco de descumprimento de prazos e falhas na comunicação.

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