O que é Project Management Office - PMO
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3 de novembro de 2021
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Toda empresa depende de projetos para entregar valor para os clientes. Afinal, é o resultado deste processo que cria produtos e serviços para atender as demandas do mercado.
Por isso muitas organizações contam com um departamento inteiro dedicado à tarefa. Os benefícios que ele traz para os negócios são tantos que aumentaram a demanda por especialistas em gestão de projetos.
O PMO é uma das profissões em alta para 2022 e para os próximos anos, segundo a consultoria Robert Half. E quem atua na área é bem remunerado: os salários variam de R$ 13,2 mil a R$ 27,5 mil, dependendo do porte da empresa.
Se você pensa em apostar nessa especialidade para alavancar sua carreira, aqui você encontrará todas as informações sobre o PMO, sigla para Project Management Office.
O que é Project Management Office (PMO)
Também chamado de "escritório de projetos", o Project Management Office (PMO) é uma estrutura organizacional que tem como objetivo padronizar processos de governança e gerenciamento de projetos.
Governança é um conjunto de normas e práticas
alinhado aos objetivos de negócio e aos valores da organização, orientando assim os processos internos.
Outra definição de PMO é a do Project Management Institute (PMI), que vê o escritório de projetos como um eixo estratégico necessários para se alcançar a excelência organizacional, por meio da otimização de práticas de gestão, governança e liderança.
A sigla PMO também é usada para se referir a um cargo dentro do departamento de projetos.
Na prática, o PMO estabelece quais metodologias devem ser aplicadas ao longo da realização de um projeto, que é definido pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK) como:
Um projeto é um esforço temporário realizado por um grupo de pessoas para criar um produto ou serviço.
Dentre as metodologias adotadas pelos escritórios estão os métodos ágeis. Conheça alguns exemplos aqui.
Dentro de uma organização, um escritório de projetos pode adotar 3 modelos:
- PMO corporativo: responsável por todos os projetos da empresa;
- PMO departamental: responsável por auxiliar uma área a entregar resultados por meio de um portfólio de projetos;
- PMO operacional: responsável por um único projeto, sendo descontinuado quando o processo se encerra.
Um não é mais importante do que o outro. A escolha de cada um deles depende da estratégia que a empresa quer seguir para controlar um projeto. Há organizações que adotam mais de um modelo de PMO.
3 tipos de PMO
Existem outras subcategorias para um escritório de projetos, mas você precisa conhecer os principais tipos de PMO's encontrados em uma organização:
1. PMO de suporte
Tem um caráter mais consultivo. É responsável por orientar os gerentes de projetos de outros departamentos, recomendando metodologias, técnicas e ferramentas.
O PMO de suporte também organiza toda a documentação dos projetos, com o objetivo de reunir os aprendizados de atividades anteriores.
Organizações que ainda estão amadurecendo no quesito gestão de projetos começam a implantação de PMO por este tipo de escritório.
2. PMO de controle
É responsável por orientar e avaliar se os gerentes de projetos estão seguindo as normas de governança. Para isso, o PMO de controle deve oferecer treinamento para os gestores, abordando boas práticas, métodos de trabalho e ferramentas.
Após o treinamento, o escritório de projetos faz uma auditoria para identificar quais regras estão sendo seguidas no processo. Ele também estabelece um padrão de qualidade e monitora o portfólio de projetos.
3. PMO diretivo
Tem um controle ainda maior do que o tipo de PMO anterior. É responsável por direcionar recursos da organização para a realização dos projetos, além de definir quais gerentes trabalharão em cada um deles.
Ele une também as funções do PMO consultivo, por promover a metodologia de gestão de projetos adotada pela organização.
As funções de um PMO
Segundo o PMI
, as funções de um PMO são:
- Definir padrões, metodologias e processos;
- Definir métricas que devem ser monitoradas;
- Fazer relatórios de desempenho;
- Estabelecer, monitorar e atualizar o cronograma, orçamento e escopo de um projeto;
- Distribuir informações aos departamentos de uma organização;
- Direcionar recursos;
- Integrar projetos;
- Gerenciar riscos;
- Pensar em soluções para problemas que possam surgir em projetos.
Para você ter uma ideia melhor de como é o dia a dia de quem trabalha em um escritório de projetos, vamos nos aprofundar em algumas das funções de um PMO:
Os processos de gerenciamento de projetos são o conjunto de atividades necessárias para se alcançar um objetivo. Eles são necessários para criar uma padronização dentro das organizações.
Os processos de gerenciamento de projetos são divididos em 6 grupos, de acordo com o PMBOK:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento
- Controle
- Encerramento
O PMO deve controlar as solicitações de projetos dentro de uma organização, ou seja, equilibrar a quantidade de iniciativas com a disponibilidade da equipe para que os projetos sigam o cronograma e o orçamento.
Para isso, o PMO recorre a dois instrumentos:
- Mapa de capacidade: dá uma visão da alocação da equipe e o que cada time ou colaborador pode fazer para contribuir com o projeto;
- Portfólio de projetos: lista de todos os projetos em desenvolvimento da empresa.
Além de definir as metodologias a serem usadas, o PMO deve capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam utilizá-las.
O PMO é responsável por definir quais iniciativas devem ser priorizadas, a partir de critérios como:
- Custo-benefício
- Urgência
- Relevância para o negócio
- Esforço exigido para sua realização
- Impacto gerado
Existem diferentes matrizes de priorização com as quais um PMO pode trabalhar. Entre elas estão a 4x4, GUT, BASICO e RICE.
É comum haver uma certa confusão entre os cargos de PMO e gerente de projetos. A principal diferença entre os cargos está na amplitude da visão organizacional.
Enquanto o PMO se concentra em questões estratégicas da organização como um todo, o gerente de projetos coordena o trabalho para alcançar os objetivos específicos de uma iniciativa.
Ainda, o PMO deve oferecer o suporte metodológico e as ferramentas para que o gerente de projetos consiga realizar a sua função.
Isso não significa que um PMO não possa atuar como um gerente de projetos dentro de uma organização.
Um software de PMO é uma ferramenta que ajudará a organizar tempo, recursos e relatórios, além de facilitar o trabalho colaborativo entre os times.
Existem várias opções no mercado e a escolha vai depender dos recursos e do contexto da organização.
Mas se precisar de uma orientação, separamos abaixo os principais softwares de PMO disponíveis no mercado, de acordo com o
Top10.com
:
- monday.com
- FreshBooks
- Oracle Netsuite
- HubSpot
- Wrike
Os benefícios do PMO para as empresas
Do que você leu até aqui, deu para perceber os benefícios que um escritório de projetos traz para uma empresa, não é?
Aqui vamos destacar os principais:
- Estabelecer uma metodologia de gestão de projetos consolidada, que ajuda a empresa a alcançar os objetivos de negócio;
- Transparência e centralidade das informações;
- Criação de um histórico de erros e acertos para orientar projetos futuros;
- Controle e redução de erros;
- Gestão centralizada e otimizada de recursos;
- Alinhamento estratégico dos projetos com os objetivos da organização.
Os certificados necessários para atuar como PMO
Pensando em investir na carreira de gestão de projetos e PMO? Para se destacar, é importante ter alguns certificados no currículo que comprovem seu conhecimento na área.
As certificações são emitidas pelo PMI. Não é necessário ter todas elas, mas sim obter a mais adequada aos seus objetivos profissionais.
Os certificados de PMO do PMI são:
- Profissional de Gestão de Projetos (PMP)®: o mais importante da lista. É indicado para quem atua como gestor de projetos e líder de equipes. Para receber o certificado, é necessário comprovar experiência em liderança e gestão de projetos. Reconhecido e exigido por organizações nacionais e internacionais.
- Técnico Certificado em Gestão de Projetos (CAPM)®: indicado para quem está começando a se aventurar na área de PMO. O certificado comprova conhecimentos básicos sobre processos e a terminologia.
- Profissional de Gestão de Programas (PgMP)®: indicado para quem gerencia vários projetos ao mesmo tempo. É preciso comprovar experiência em gestão de projetos e programas para receber o certificado.
- Profissional de Gestão de Portfólio (PfMP)®: certificado específico para quem coordena portfólios de projetos. Também é preciso comprovar experiência na área para ter a certificação.
- Profissional em Análise de Negócios do PMI (PMI-PBA)®: como o nome já diz, o certificado atesta seu conhecimento em análise de negócios. Mais uma certificação em que é necessário comprovar experiência.
- Profissional Ágil Certificado do PMI (PMI-ACP)®: indicado para quem usa metodologias ágeis dentro do PMO, como Scrum, XP, Lean e Kanban.
- PMI-RMP®: atesta o conhecimento em gerenciamento de riscos de um projeto. É preciso comprovar experiência na área.
- Profissional de Gestão de Cronograma PMI (PMI-SP)®: indicado para quem gerencia cronogramas dentro do PMO.
Todos os certificados do PMI exigem a realização de uma prova e ter o Ensino Médio completo. Você encontra todas as informações necessárias para obter as certificações no site do PMI.
Também é importante desenvolver suas habilidades de liderança
e soft skills
, pois, como PMO, você terá que coordenar equipes com diferentes perfis.
Além de certificação, é preciso aprofundar os conhecimentos em gestão de projetos. Uma pós-graduação na área ajudará você nesta tarefa.
7 etapas de implementação de PMO em uma empresa
Se você quiser atuar em um escritório de projetos, é necessário conhecer as etapas gerais de implementação de PMO dentro de uma organização.
As etapas de implementação do PMO são:
- Criar o escritório de projetos de acordo com a estrutura atual da organização;
- Engajar e orientar todos os envolvidos;
- Definir os métodos de atuação e de análise;
- Escolher os projetos-piloto que darão início aos trabalhos do escritório;
- Identificar e suprir as demandas de hardware e software;
- Definir procedimentos e metodologias;
- Apresentar o PMO para toda a organização.
Colocando assim, em forma de lista, as etapas parecem simples. Mas elas envolvem o comprometimento de todos os colaboradores da empresa com a mudança.
Também é preciso mapear como anda a gestão atual de projetos, para fazer um diagnóstico e verificar quais processos precisam ser otimizados e quais podem continuar a ser realizados.
O PMO também deve ter um objetivo claro. Ao trabalhar em um escritório de projetos, você deve conseguir responder a esta pergunta: por que a organização precisa de um PMO? Ela ajudará a definir qual tipo de PMO implantar na empresa.
Com a leitura deste artigo, você acaba de aprender o essencial para atuar em um PMO. Esperamos que o conteúdo tenha ajudado! Se quiser saber mais sobre gestão e negócios, confira os artigos do Blog da Pós PUCPR Digital.
Por Redação
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