Gerenciar o corpo clínico, controlar a manutenção de equipamentos, administrar o estoque, diminuir gastos, acompanhar a satisfação dos pacientes... As atividades de um gestor de saúde não são simples – e podem ficar ainda mais complicadas se os processos internos forem mal estruturados.
O lean healthcare se mostrou um grande facilitador do trabalho de quem administra um hospital, clínica ou laboratório. Este conjunto de métodos acompanha o fenômeno da Saúde 4.0, inspirado na Indústria 4.0 e que integra as novas tecnologias com a saúde.
Se você é gestor da área da saúde, estas 7 ferramentas de lean healthcare irão ajudá-lo nas suas tarefas do dia a dia. Para usá-las da melhor maneira possível, é necessário entender antes os princípios desta metodologia.
O que significa lean healthcare
Lean healthcare é um conjunto de métodos e ferramentas adotados na indústria que foram adaptados para a área da saúde. Ele se baseia na filosofia Lean, um sistema de gestão que visa ao aumento da produtividade por meio da eliminação dos desperdícios.
O lean healthcare tem sido implementado principalmente na emergência, em processos cirúrgicos e na internação hospitalar, mas pode ser aplicado também em clínicas e laboratórios. O método pode e deve ser usado nos sistemas privado e público de saúde.
Como surgiu o lean healthcare
O lean healthcare é inspirado nos processos da indústria automobilística japonesa, que passou por uma grande transformação após a Segunda Guerra Mundial. A Toyota é considerada o berço do conceito Lean, desenvolvido para competir com as indústrias norte-americanas.
O lean healthcare surge em 2002 nos Estados Unidos, com a adoção da filosofia Lean pela rede ThedaCare, no Wisconsin. A instituição contava com 5 hospitais e 27 clínicas espalhadas pelo estado e, ao longo dos anos, conseguiu otimizar a jornada do paciente, melhorar a assistência médica e diminuir custos.
No Brasil, os primeiros hospitais a adotarem o lean healthcare foram a Rede de Hospitais São Camilo e o Instituto de Oncologia do Vale do Paraíba, em 2007. Em 2017, o Ministério da Saúde, em parceria com o Hospital Sírio-Libanês, implementou o projeto Lean nas Emergências, com o intuito de reduzir a superlotação em hospitais públicos e filantrópicos. O projeto ainda está em andamento e, até o final de 2020, beneficiou mais de cem serviços de emergência em todo o país.
O que diz o pensamento Lean
O Lean é um sistema de gestão de produção que tem como objetivo eliminar desperdícios e otimizar processos para agregar valor ao cliente. Ele foi pensado inicialmente para um cenário industrial, mas sua aplicação nos setores de tecnologia, das finanças e da saúde se mostrou bem-sucedida.
A filosofia Lean é constituída por 6 princípios:
- Melhoria contínua
- Criação de valor
- Propósito
- Capacitação dos colaboradores
- Inovação
- Flexibilidade para otimizar processos.
Para o Lean, é o cliente que define o valor de um produto ou serviço, que deve atender às suas necessidades por um determinado preço e momento. Para isso, as atividades de um setor são classificadas em dois grupos, o das que agregam valor e o das que não agregam.
As atividades que agregam valor são as que o cliente está disposto a pagar por elas, seja forma de produto ou serviço. As demais devem ser eliminadas do processo, por isso também são chamadas de "desperdícios".
Os 7 desperdícios do lean healthcare são:
- Superprodução: exames, procedimentos, consultas e documentação feitos em excesso.
- Estoque excessivo: medicamentos, reagentes vencidos e demais equipamentos não utilizados.
- Transporte excessivo: movimentação de pacientes, equipamentos e medicamentos em excesso.
- Movimentação excessiva: fluxo da equipe e do paciente em excesso ou desnecessários. Má distribuição da equipe pelo layout da instituição.
- Espera: filas de espera para consultas, exames e procedimentos em salas de espera e recepções. Dificuldades para agendar consultas.
- Processamento excessivo: revisão de prontuários, excesso de correções, preenchimentos de formulários semelhantes em departamentos diferentes.
- Defeitos: infecção hospitalar, diagnósticos errados, identificação incorreta de amostras, aplicação de medicamentos errados.
Os benefícios do lean healthcare
A implantação do lean healthcare traz benefícios para pacientes, equipe médica e para a instituição de saúde como um todo:
- Redução do tempo de espera para consultas, procedimentos e exames.
- Otimização do fluxo de informação para os pacientes.
- Otimização do estoque de medicamentos e demais equipamentos.
- Redução de erros que podem colocar o paciente em risco.
- Aumento na satisfação de pacientes, familiares e corpo clínico.
- Redução de custos operacionais.
7 ferramentas de lean healthcare
As ferramentas de lean healthcare são as mesmas da filosofia Lean, sendo adaptadas à realidade de clínicas e hospitais. As mais conhecidas são:
Mapa de Fluxo de Valor (MFV)
O método auxilia a identificar quais atividades trazem valor ao cliente e quais devem ser eliminadas. O MFV no lean healthcare consiste em um mapa visual das etapas do processo, abrangendo em uma única imagem o fluxo de pessoas, informações e materiais. Ele deve ser construído por uma equipe multidisciplinar da instituição de saúde, que identificará os problemas e fará recomendações de melhorias.
Gestão visual
Em um quadro, são reunidas as atividades, medidas e métricas do sistema de produção. A imagem permite o entendimento da situação atual e facilita a proposta de soluções. Também é possível incluir indicadores de desempenho diário e sugestões de melhorias.
5S
A técnica do 5S se divide em 5 etapas, todas com o objetivo de definir as atividades que agregam valor ao produto ou serviço. Os passos do 5S no lean healthcare são:
- Seiri (utilização/descarte): eliminação dos materiais desnecessários para o sistema.
- Seiton (organização): organização dos materiais necessários de forma que seja fácil a visualização.
- Seiso (limpeza): manter o local de trabalho e equipamentos limpos.
- Seiketsu (padronização): elaboração de procedimentos de manutenção e organização.
- Shitsuke (autodisciplina): comprometimento da equipe de aplicar os procedimentos desenvolvidos na etapa anterior.
Flowracks
Esta ferramenta de lean healthcare consiste em organizar os materiais de acordo com o fluxo de utilização. Na farmácia de um hospital, por exemplo, os medicamentos com maior demanda são colocados em locais de fácil alcance.
Kanban
Este foi o método desenvolvido pela Toyota e que inspirou toda a filosofia Lean. Kanban significa "cartão" em japonês e a ferramenta funciona da seguinte forma: em um quadro dividido em três colunas, são distribuídos cartões com as tarefas que precisam ser realizadas para chegar a determinado resultado. A primeira coluna abrange as atividades planejadas, a segunda as que estão em execução e a terceira as que estão finalizadas. No lean healthcare, o Kanban é útil para organizar estoques de medicamentos.
Poka-yoke
O método do Poka Yoke é usado na prevenção de erros em um processo produtivo, por meio da eliminação das causas. O objetivo é evitar que algum defeito surja antes do produto ser finalizado. Ele é realizado em 5 etapas:
- Definição do problema
- Identificação da origem do erro.
- Análise dos possíveis defeitos que possam surgir.
- Teste de soluções.
- Implementação da solução e treinamento da equipe para sua utilização.
Diagrama espaguete
A partir da planta baixa de uma clínica ou hospital, esta ferramenta de lean healthcare permite o estudo das movimentações ou distâncias percorridas por materiais, informações e equipe. O percurso é presentado por linhas, por isso o nome do método. Dessa forma, é possível planejar um layout eficiente para a instituição de saúde.
Como aplicar o lean healthcare
Depois de conhecer as principais ferramentas, é hora de começar a aplicar o lean healthcare. A aplicação do método é feita em três etapas:
- Defina em qual área o lean healthcare será aplicado: antes de implantar o método em toda a instituição, coloque em prática a filosofia lean em um setor. Você pode basear sua escolha no problema que exige uma solução mais imediata, como o tempo de espera ou o atraso na alta de pacientes.
- Mapeie a cadeia de valor: converse com funcionários e pacientes para identificar oportunidades de melhora.
- Defina qual ferramenta utilizar: além das ferramentas de lean healthcare que listamos aqui, existem outras que seguem a filosofia Lean. Escolha a mais adequada para o contexto da organização.
Para verificar se a implantação do lean healthcare está sendo efetiva, você precisa estabelecer métricas e acompanhar resultados. Alguns dos indicadores que você pode acompanhar são:
- Taxa de ocupação hospitalar;
- Taxa de satisfação de pacientes;
- Índices de infecção hospitalar;
- Retorno sobre investimento (ROI);
- Margem operacional;
- Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization (EBITDA).
A definição dos indicadores de lean healthcare vai depender do problema que se quer solucionar e da realidade da instituição de saúde em que o gestor atua. Um profissional que atua em um hospital digital ou em processo de digitalização, por exemplo, conta com ferramentas de Big Data e BI para monitorar os indicadores.
