O Scrum e o Kanban fazem parte da rotina de todo gestor de projetos.
Eles são considerados metodologias básicas para monitorar o desenvolvimento do trabalho, além de deixar todos os integrantes do time a par dos processos.
Quando combinados, oferecem uma ferramenta ágil poderosa para o PMO: o Scrumban.
Você já deve ter ouvido falar nessa ferramenta e, provavelmente, já a utilizou nos seus projetos. Aqui vamos abordar conceitos e boas práticas compartilhadas pela Agile Alliance e pela Scrum Guides, que vão ajudá-lo a aprimorar o uso do Scrumban no seu dia a dia de trabalho.
Neste artigo, você vai ver:
O que é Scrumban
O Scrumban é uma metodologia ágil que une a natureza prescritiva do Scrum e a melhoria de processos do Kanban, segundo a Agile Alliance.
O conceito foi apresentado por Corey Ladas em 2008 em um artigo científico, que um ano mais tarde se tornaria o livro “Scrumban: essays on Kanban systems for lean software development”.
Os papéis e cerimônias do Scrum permanecem os mesmos; e do Kanban, ele empresta as seguintes características:
- Visualização do fluxo de trabalho por meio de cartões;
- Limite de tarefas em andamento;
- Sistema puxado (just-in-time).
Para entender melhor o funcionamento do Scrumban, vamos voltar alguns passos e revisar os conceitos de Scrum e Kanban?
Como funciona o Scrum
O Scrum é um framework que auxilia pessoas, equipes e organizações a gerar valor por meio de soluções adaptativas para problemas complexos. Ele foi criado em parceria por Ken Schwaber e Jeff Sutherland na década de 1990 para ser utilizado no desenvolvimento de softwares, mas foi absorvido por outros setores pela simples implementação e pelo potencial de aumentar a produtividade.
Inspirado no Lean Thinking, o Scrum propõe uma abordagem iterativa e incremental que otimiza a previsibilidade e o controle de riscos. Ele conta com 3 pilares empíricos:
- Transparência: os processos e atividades devem ser visíveis para todos os envolvidos;
- Inspeção: o andamento das atividades e os resultados devem ser inspecionados com frequência para detectar potenciais problemas;
- Adaptação: as etapas ou materiais que estão sendo produzidos devem ser ajustados caso um processo se desvie dos limites aceitáveis.
Os pilares norteiam os eventos formais do Scrum, que são uma oportunidade de inspecionar e adaptar os artefatos. Estes são categorizados em “backlog de produto”, “backlog de sprint” e “melhorias.
Os eventos são realizados para dar mais transparência ao processo e minimizar a necessidade de agendar reuniões fora do planejado. Os encontros acontecem no mesmo local e hora para reduzir a complexidade.
O mais importante deles é o Sprint, quando as ideias são convertidas em valor. Eles podem acontecer uma vez por mês ou mais, dependendo dos objetivos do projeto.
Um Sprint engloba 4 eventos formais do Scrum, que são:
- Planejamento de Sprint;
- Scrums diários;
- Revisão do Sprint;
- Retrospectiva do Sprint.
Um Sprint só começa quando o anterior termina, por isso o fluxo de trabalho do Scrum não é contínuo.
A metodologia Scrum deve ser colocada em prática por equipes pequenas, multifuncionais e auto-organizadas. As atividades são divididas em uma lista de entregas concretas, que também deve conter o nível de prioridade e o esforço demandado para cada atividade.
Como funciona o Kanban
O método ágil Kanban é inspirado na filosofia Lean e foi desenvolvido pela Toyota na década de 1950. Em japonês, Kanban significa “cartão”, fazendo referência aos pedaços de papel usados para marcar o andamento de um projeto.
A execução do projeto é delineada em um quadro dividido em três colunas. Nele, são distribuídos cartões, que deverão ser colocados de acordo com as seguintes etapas:
- Fazer: atividades planejadas/que precisam ser executadas;
- Em andamento: atividades em desenvolvimento;
- Concluído: atividades que já foram finalizadas, testadas e aprovadas pela equipe.
No Kanban, o número de atividades na coluna “em andamento” é limitado, para evitar sobrecarga e a não conclusão das tarefas. O tempo médio para realizar as atividades é chamado de “lead time”, que deve ser o menor e mais previsível possível, sem comprometer a qualidade das entregas.
Os itens nas colunas “a fazer” e “em andamento” do Kanban podem ser alterados a qualquer momento, de acordo com as prioridades. O fluxo de trabalho é contínuo e não há um “final de Sprint”.
Conheça outros métodos ágeis que vão facilitar o seu trabalho.
As diferenças entre Scrum, Kanban e Scrumban
Agora podemos dar mais alguns passos para a frente e entender o funcionamento do Scrumban, a partir das diferenças em relação ao Scrum e ao Kanban.
Kanban e Scrumban
- Papéis: no Kanban, não há papéis prescritos. Já no Scrumban é preciso ter uma equipe e definir as responsabilidades de cada um.
- Reuniões diárias: o Kanban não prevê reuniões. No Scrumban, as reuniões diárias garantem o trabalho contínuo nos requisitos e reduzem o tempo ocioso da equipe.
- Reuniões de revisão e retrospectiva: não estão previstas no Kanban. No método Scrumban, esse tipo de reunião pode ser feito para otimizar processos e compartilhar aprendizados.
- Fluxo de trabalho: ambos têm um fluxo contínuo, porém no Scrumban há um limite nos espaços para a realização dos processos se tornar mais confortável.
Scrum e Scrumban
- Artefatos: o método Scrum prevê conselho, backlogs e burndowns. Já o Scrumban se restringe ao conselho.
- Cerimônias: o Scrum conta com reuniões diárias e planejamentos, revisões e retrospectivas de Sprint. No Scrumban, é obrigatória a realização das reuniões diárias, e as demais sprints só acontecem quando necessário.
- Iterações: estão previstas no Scrum, mas não acontecem no Scrumban, pois este prevê um fluxo contínuo de trabalho.
- Equipes: as equipes devem ser multifuncionais no Scrum. No Scrumban, isso não é obrigatório.
- Trabalho em andamento: no Scrum, é controlado pelo conteúdo da sprint. No Scrumban, é o fluxo de trabalho que determina o acompanhamento.
- Mudanças: devem esperar pela próxima sprint no Scrum, enquanto no Scrumban são adicionadas de acordo com a necessidade.
Para ir além e se aprofundar nos três métodos, o ideal é fazer um curso de gestão de projetos.
Vantagens de usar o Scrumban
As vantagens do Scrumban estão alinhadas aos objetivos da Cultura Ágil. Confira as principais:
- Adoção de um sistema que oferece métricas de eficiência;
- Diminuição do lead time;
- Diminuição de desperdícios;
- Melhoria contínua;
- Otimização de processos ao recorrer aos valores do Scrum, quando necessário;
- Maior autonomia dos membros da equipe em escolher e finalizar as tarefas.
Quando usar o Scrumban
O Scrumban pode ser usado em:
- Projetos de manutenção;
- Projetos orientados a eventos, como suporte ou fase de embalagem;
- Projetos com histórico de erros de programação;
- Projetos com equipes focadas no desenvolvimento de novos produtos.
O Scrumban também é indicado para equipes que estão começando a usar metodologias ágeis no dia a dia ou que têm dificuldade em fechar sprints, devido à entrada frequente de demandas de última hora.
Exemplo de quadro Scrumban
Assim como no Kanban, os quadros Scrumban ajudam a visualizar o fluxo de trabalho. Eles devem informar o número de itens em que a equipe está trabalhando e os que já foram finalizados.
O formato mais básico de um quadro Scrumban segue a divisão em quatro colunas:
- Fazer
- Em andamento
- Em teste
- Concluído
O quadro pode ser adaptado de acordo com o projeto. No desenvolvimento de um software, por exemplo, o ideal é dividir o quadro em 6 colunas, incluindo as etapas de design, desenvolvimento, revisão e testes.
Confira abaixo um exemplo de quadro Scrumban, elaborado por Arnold Abraham para o Agile Insider.
Antes de implementar um quadro Scrumban, é importante combinar com a equipe qual vai ser o limite de tarefas por coluna. O ideal é que cada integrante do time realize uma atividade de cada vez.
Scrum, Kanban e Scrumban: como tirar o melhor das metodologias
Ficou com vontade de testar o Scrumban?
O método é indicado, inclusive, por um dos inventores do Scrum, Jeff Sutherland. E você pode aprender diretamente com ele a explorar todo o potencial das três metodologias ágeis.
Jeff Sutherland é professor convidado do curso Gestão de Projetos, Jornada do Cliente e Metodologias Ágeis da Pós PUCPR Digital.
