O que era tendência já veio para ficar há algum tempo. A pandemia de Covid-19 acelerou a adoção do trabalho remoto e do híbrido e, hoje, a organização que não adota o home office corre o risco de perder talentos.
Pesquisa da Robert Half de 2021 mostra que 63,8% dos profissionais brasileiros preferem trabalhar mais dias em casa do que no escritório. Caso uma empresa não ofereça a opção de trabalho remoto, 44% das mulheres entrevistadas procurariam outro emprego. Dentre os homens, a porcentagem é de 31%.
Para reter talentos, pelo menos dois terços das empresas brasileiras vão adotar o modelo híbrido, em que o colaborador trabalha parte da semana de casa e parte do escritório.
O trabalho remoto deixou de ser uma medida de emergência temporária para ser permanente. Mas os desafios de coordenar times espalhados por diferentes cidades (e até países) continuam.
Você vai encontrar a seguir tudo o que precisa saber sobre gestão de equipes remotas. Quais habilidades precisam ser desenvolvidas entre os colaboradores? E as boas práticas para o ambiente virtual? Quais as melhores ferramentas?
Junto a estes pontos, você vai ver neste guia:
- O que é gestão de equipes remotas
- 4 benefícios e 7 desafios do trabalho remoto
- As habilidades fundamentais do trabalho remoto
- Os 3 C’s da gestão de equipes remotas
- As 8 melhores práticas de gestão de equipes remotas
- O que NÃO fazer na gestão de equipes remotas
- 5 ferramentas de gestão de equipes remotas
- BÔNUS: live sobre como gerenciar equipes remotas
O que é gestão de equipes remotas
Assim como no presencial, a gestão de equipes remotas é um conjunto de práticas realizadas por uma liderança para motivar, engajar e aumentar a produtividade de um grupo de colaboradores de uma organização.
Isso envolve o controle de demandas, acompanhamento de entregar e auxílio aos membros da equipe, para que eles possam desempenhar suas funções da melhor maneira possível.
Na gestão de equipes remotas, quem ocupa um cargo de liderança tem as seguintes responsabilidades:
- Orientar e motivar o time a ajudar a empresa a cumprir os objetivos de negócio;
- Alinhar a visão dos colaboradores com os objetivos da empresa e vice-versa;
- Equilibrar produtividade e qualidade nas atividades realizadas pelo time;
- Incentivar o aperfeiçoamento profissional de cada integrante da equipe;
- Estimular a colaboração entre os membros do time;
- Construir e manter um clima saudável no ambiente de trabalho, seja ele remoto ou presencial;
- Ajudar membros da equipe a superarem dificuldades, corrigirem erros e melhorarem pontos negativos.
Reparou que muitas das responsabilidades de um gestor de equipes remotas envolvem habilidades gerais de liderança? Se você quiser se aprofundar mais sobre o tema, confira este artigo sobre liderança participativa.
4 benefícios e 7 desafios do trabalho remoto
O home office trouxe benefícios para os colaboradores e para as empresas. O maior deles foi acabar com o mito de que as pessoas seriam menos produtivas fora do escritório.
O que se viu na pandemia foi um aumento na produtividade entre quem trabalhou de casa, de acordo com levantamento feito pela Fundação Dom Cabral, em parceria com a Grant Thornton e a Em Lyon Business School.
58% dos profissionais disseram ser mais produtivos no home office. Das mulheres que participaram da pesquisa, cerca de 30% afirmaram ser "significativamente mais produtivas", contra 18% dos homens.
Foram ouvidas 1.075 pessoas entre 15 e 29 de março de 2021 para se chegar a estas conclusões.
Outros benefícios do trabalho remoto são:
- Redução de custos com aluguel, água, luz e manutenção para as empresas, que não precisam manter uma estrutura tão grande para a equipe trabalhar;
- Atração de novos talentos de outras cidades;
- Colaboradores mais autônomos.
No entanto, os benefícios vieram acompanhados de desafios.
O maior deles é conciliar vida pessoal com a profissional no home office. A mesma pesquisa da Fundação Dom Cabral mostrou que, para 24% dos entrevistados, houve um aumento no número de horas trabalhadas. Paralelamente, a falta de convívio social trouxe dificuldades de comunicação para 16%.
Os desafios também fazem parte da rotina de quem faz a gestão de equipes remotas. A liderança tem que lidar com estas questões no dia a dia:
- Fazer com que todos os membros da equipe se sintam integrados, mesmo que estejam trabalhando à distância;
- Comunicar-se com clareza, para evitar que informações sejam mal interpretadas;
- Avaliar a produtividade de cada um dos integrantes do time;
- Evitar reuniões desnecessárias por videochamadas;
- Administrar conflitos de longe.
Ainda, a gestão de equipes remotas envolve processos comuns à gestão estratégica de pessoas e à gestão por competências. Conheça alguns deles nos artigos abaixo:
>>> 11 passos para implementar uma gestão estratégica de pessoas na sua empresa
>>> Como implementar a gestão por competências em 5 passos
As habilidades fundamentais do trabalho remoto
Se você faz a gestão de equipes remotas, é preciso ficar atento se os integrantes têm algumas das habilidades essenciais para trabalhar em home office.
1. Autodisciplina
Quem trabalha remotamente deve ter disciplina em relação a horários, sabendo a hora de começar e, principalmente, de quando parar.
É com a autodisciplina que o profissional conseguirá criar uma rotina e se organizar nas tarefas do dia de trabalho, além de conciliar as tarefas domésticas com momentos de lazer.
2. Autoconfiança
O profissional deve confiar nas próprias habilidades e nas decisões que toma, sem ter a necessidade do aval de um supervisor para tomar qualquer atitude.
3. Comunicação assertiva
No trabalho remoto, é preciso saber se expressar bem na linguagem escrita e dominar as tecnologias de telecomunicação disponíveis.
As mensagens enviadas aos colegas de equipe devem ser claras, objetivas, e com a maior quantidade de informações possível. Nada de enviar um "oi, tudo bem?" e não escrever mais nada depois.
4. Colaboratividade
Mesmo no home office, é preciso saber trabalhar em equipe. Isso envolve transparência, respeito e humildade.
5. Autogestão
O profissional deve ser capaz de gerenciar a própria pauta e saber identificar quais tarefas são prioridade.
6. Adaptabilidade
Saber se adaptar a diferentes situações é imprescindível dentro e fora do escritório. O profissional não deve ficar paralisado diante de alguma dificuldade.
Caso algum colaborador precise desenvolver uma ou mais das habilidades acima, é dever de quem faz a gestão das equipes remotas ajudá-lo nesta tarefa. Lembra das responsabilidades que falamos acima?
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Os 3 C’s da gestão de equipes remotas
Agora que você já sabe quais são as habilidades necessárias do home office, é hora de entender como fazer a gestão de uma equipe remota.
Para orientar gestores nesta missão, o professor e presidente da Temple University (EUA), Jason Wingard, definiu o modelo dos 3 C's da liderança remota:
1. Clareza
Uma gestão de equipes remotas bem-sucedida depende da clareza de limites e diretrizes para a equipe. Os principais pontos que devem estar claros para o time são:
- Horário em que devem estar disponíveis;
- Horários em que não devem ser chamados;
- Canais de comunicação;
- Metas que devem ser alcançadas.
Ou seja, mais do que se preocupar com a quantidade de horas trabalhadas, o gestor deve focar nos resultados alcançados pelo time.
A clareza é uma forma de garantir a saúde mental e a qualidade de vida dos colaboradores, evitando assim jornadas de trabalho muito longas e extenuantes.
2. Comunicação
No trabalho remoto, a comunicação se torna ainda mais importante para evitar o microgerenciamento. Wingard sugere que os gestores de equipes remotas façam uma reunião semanal com todo o time e façam três perguntas para cada um dos integrantes:
- O que você fez na semana que passou?
- No que você está trabalhando agora?
- Precisa de ajuda com alguma coisa?
3. Conexão
Aqui estamos falando de relações humanas. O gestor deve fazer com que os membros de uma equipe remota se sintam integrados entre si e com a organização.
Vale começar as reuniões semanais com perguntas não relacionadas ao trabalho, como os planos do fim de semana, a última série da Netflix...
Você deve estimular que o time tenha interações informais também, como as que acontecem no ambiente físico do escritório.
As 8 melhores práticas de gestão de equipes remotas
Com os 3 C’s em mente, fica mais fácil transformar em hábito as boas práticas da gestão de equipes remotas. Elas não apenas ajudarão a acompanhar o trabalho do time, mas a fazer com que todos sintam-se parte da equipe.
1. Adote a comunicação assíncrona
A comunicação assíncrona pressupõe um diálogo que não acontece em tempo real, em que as respostas são enviadas e lidas em momentos diferentes. Ela é indicada para o trabalho remoto por respeitar os horários e rotinas de cada um dos membros das equipes, em especial os que vivem em outros países.
No presencial, estamos acostumados com a comunicação síncrona, em que as respostas e interações acontecem de forma imediata. Ela também está presente em videoconferências e nas conversas por WhatsApp.
Não existe um tipo de comunicação que seja melhor do que a outra, mas, sim, a mais adequada para cada tipo de situação.
2. Mostre-se disponível
O gestor deve se mostrar disponível para a equipe, ou seja, ela precisa se sentir à vontade para chamá-lo no chat da empresa. Pode ser para tirar dúvidas, contar sobre os resultados ou dar um feedback.
Nas reuniões por videochamada, sempre deixe claro para o time que eles podem enviar uma mensagem para você para tirar qualquer dúvida.
3. Descentralize a tomada de decisões
No trabalho remoto, o repasse de decisões deve ser flexibilizado para que as informações circulem com mais facilidade. Isso significa que o gestor deve dar mais autonomia aos colaboradores, que não devem ter que responder aos superiores a todo momento.
Você deve confiar na capacidade de todo o time, estejam eles no nível júnior, pleno ou sênior, assistentes ou analistas. Além de mostrar que confia neles, você ganhará mais tempo na sua rotina de trabalho para focar em melhorias nos processos e em inovação.
4. Promova a integração remota
A integração remota é criar momentos em que todos os integrantes do time possam conversar sobre assuntos que não sejam necessariamente relacionados ao trabalho.
Pode ser um happy hour online, uma dinâmica de grupo no onboarding... O importante é mostrar que a equipe pode e deve conversar entre si para fortalecer os vínculos.
5. Crie uma cultura de feedback
O feedback é importante tanto no presencial quanto no home office. Coloque reuniões periódicas de feedback no seu plano de gestão de equipes remotas. Separe alguns minutos todos os meses para dar um parecer para a equipe sobre pontos positivos e negativos do trabalho, além de dar abertura para que eles façam uma avaliação também.
O trabalho deles e o seu ganhará muito com essa rotina.
6. Faça um planejamento de projetos e apresente-o para a equipe
Todo projeto que seu time vai iniciar precisa de um planejamento. Como gestor de equipes remotas, é importante que você faça uma apresentação clara desse planejamento para que todos os membros fiquem na mesma página.
Eles devem ficar a par principalmente dos seguintes pontos:
- Metas de curto e longo prazo;
- Cronograma de trabalho e de entregas;
- Tarefas que devem ser executadas por cada integrante;
- Panorama geral do projeto.
A apresentação do planejamento fará com que seu time entenda o que é esperado dele e como cada um vai contribuir com o projeto.
7. Faça videoconferências com a câmera ligada
A câmera ligada é essencial para deixar o trabalho remoto mais humano. Fazer todas as videoconferências com a câmera desligada acaba criando inconscientemente uma barreira entre o líder e o time.
8. Organize encontros presenciais de vez em quando
Os encontros presenciais servem para criar um momento de conexão e diversão. Não se trata de um dia de trabalho presencial, mas de um encontro para trabalhar a cultura da empresa e fortalecer os vínculos.
O que NÃO fazer na gestão de equipes remotas
A seguir, você verá algumas situações que devem ser evitadas na gestão de equipes remotas.
1. Usar o WhatsApp para se comunicar com a equipe
Criar um grupo de trabalho no WhatsApp acaba por gerar mais ansiedade na equipe, pois ele passa a sensação de imediatismo. Ainda, há o risco da pessoa não conseguir se desconectar, pois o mensageiro mistura reúne mensagens de amigos e família com assuntos de trabalho.
Outro problema do WhatsApp é a dificuldade em se recuperar as informações. Se alguém manda um áudio com alguma comunicação importante, o assunto que ele trata não pode ser encontrado pela busca do aplicativo.
2. Fazer reuniões em que metade da equipe está em uma sala do escritório e a outra está remota
Exibir uma reunião presencial para quem está remoto faz com que parte da equipe sinta-se excluída. Ainda, quem está atrás do notebook perde discussões importantes em meio ao burburinho e conversas paralelas que acontecem no ambiente físico.
3. Medir a performance por horas trabalhadas
Um maio número de horas trabalhadas não significa que as metas serão cumpridas. A gestão de equipes remotas deve focar nos resultados, por isso o líder deve alinhar as expectativas do que se espera de cada um.
4. Verificar a todo momento se as pessoas estão online
Essa atitude mostra que falta confiança entre líder e time. O gestor deve acompanhar o progresso do trabalho e não as pessoas.
5. Marcar várias reuniões no mesmo dia
Sabe aquela frase "essa reunião de 2 horas poderia ter sido resolvida em um e-mail"? Ela se tornou frequente depois da pandemia.
A facilidade das videoconferências acabou por estimular a marcação de várias reuniões no mesmo dia, assim reduzindo o tempo que os profissionais têm para produzir.
Toda vez que for marcar uma reunião, pense: será que ela realmente é necessária? Qual seria o objetivo da conversa?
Também evite ao máximo marcar reuniões antes das 9h e depois das 18h, pois são horários complicados para colaboradores que têm filhos ou que cuidam dos pais idosos.
6. Criar um senso de urgência desnecessário
Pedidos de última hora acabam por diminuir a produtividade do time. Afinal, se tudo é urgente, nada é urgente. O gestor precisa saber discernir o que de fato deve ser feito o mais rápido possível, pois não passar esta informação para a equipe acaba por gerar ansiedade e estresse.
Caso você passe por algo que não está na lista, pense nesta frase:
Se alguém da equipe está remoto, todos estão.
Ela ajudará você a saber qual atitude tomar. Afinal, ela facilita se colocar no lugar do outro, que não está no ambiente físico do escritório, mas veste a camisa da empresa.
Uma pós-graduação em psicologia organizacional também ajudará a saber o que fazer nas mais diferentes situações do trabalho remoto.
5 ferramentas de comunicação para a gestão de equipes remotas
Uma boa gestão de equipes remotas depende da comunicação, como você viu até aqui. E ela só será eficiente com a escolha da ferramenta certa.
Abaixo você verá as mais usadas pelas empresas e o que cada uma oferece:
1. Slack
O Slack permite que você organize as conversas por canais, que podem ser temáticos ou organizados por projetos.
As mensagens trocadas ficam disponíveis para serem pesquisadas depois, criando assim um histórico para ser acessado pelos membros da equipe.
O Slack pode ser integrado ao Google Drive, ao Office 365 e ao Trello.
2. Microsoft Teams
A plataforma da Microsoft une chats, videoconferências e armazenamento de arquivos. Também podem ser criados grupos para diferentes projetos.
Ela é integrada ao Office 365.
3. Basecamp
O Basecamp alia ferramentas de gestão de projetos com as de comunicação. Ele permite dividir o trabalho por projetos e equipes, criar mural de mensagens, salvar documentos e criar chats.
4. Zoom Meetings
Voltada para organizações maiores. O Zoom Meetings permite reuniões com até 500 pessoas e webinares com até 10 mil espectadores. Também conta com chats, compartilhamento de arquivos e gravação de reuniões.
5. Google Meet
Como parte do Google Workspace, o Meet realiza videochamadas criptografadas, além de integrar um evento à Agenda do Google. Ele também permite a colaboração em documentos durante a conexão por vídeo.
As ferramentas oferecem funcionalidades parecidas. A escolha vai depender do contexto e da estrutura da empresa em que você trabalha.
BÔNUS: live sobre como gerenciar equipes remotas
Quer saber mais sobre gestão de equipes remotas?
Confira o Digital Talks com o head de Engenharia para Clientes do Google Cloud, Daniel Pretti. Ele também é professor convidado da Pós PUCPR Digital:
Esperamos que este guia sobre gestão de equipes remotas facilite sua vida no trabalho. Se você quiser se aprofundar ainda mais sobre o assunto, confira os artigos sobre o futuro do trabalho no Blog da Pós PUCPR Digital.
